「メールを書くのに、毎回30分以上かかってしまう」
そんな悩みを、ある金曜の夕方に職場の後輩から打ち明けられたことがあります。
書いては消し、また書き直す。
送信ボタンを押すころには、すっかり気力を使い果たしている。
そんな経験は、決して特別なものではありません。
文章を書く力は、学校を出たあとに改めて教わる機会が少ない分野です。
だからこそ、社会人になってから学び直す価値が大きいテーマだと感じています。
今回はビジネス文章力を整え直すための考え方と、すぐに試せるコツをゆっくり見ていきますね。
伝わらない文章には理由がある
文章がうまく伝わらないとき、原因は
「語彙が足りない」
ことだと思われがちです。
けれど実際には、書き手の頭の中の順番がそのまま文章に出ているだけ、という場合が少なくありません。
まずは、伝わらない文章にひそむ共通点を見ていきましょう。
結論が後回しになっていないか
伝わりにくい文章の多くは、結論が最後に置かれています。
「経緯から順番に説明したい」
という気持ちは、とても自然なものです。
ただ、読み手は忙しい中で文章に目を通します。
最後まで読まないと用件がわからない文章は、それだけで負担になります。
登山にたとえるなら、頂上がどこにあるかを先に示すようなものです。
ゴールが見えていれば、読み手は安心して途中の説明についてこられます。
ポイント
用件は最初の一文に。
経緯や背景はそのあとで補えば十分に伝わります。
読み手を想像できているか
もう一つの落とし穴は、自分の理解を基準に書いてしまうことです。
書き手にとって当たり前の前提が、読み手には抜け落ちている場面はよくあります。
たとえば入社3年目のKさんが、別部署へ依頼メールを送る場面を考えてみます。
自分の部署では通じる略語が、相手にはまったく伝わらないこともあるのです。
誰が読むのかを一度立ち止まって思い浮かべる。
この小さな習慣だけで、文章の伝わり方は大きく変わります。
伝わる文章の組み立て方
伝わる文章には、いくつかの共通した型があります。
難しい言葉を覚える必要はありません。
ここでは、今日からそのまま使える3つの組み立て方を紹介します。
最初の一文に結論を置く
まず意識したいのは、書き出しに結論を持ってくることです。
「結論から申し上げますと」
この一言を頭に置くだけで、文章の構造は自然と整っていきます。
報告であれば
「了承いただきたい件が1つあります」
と先に伝えます。
相談であれば
「ご相談したい点が2つあります」
と数を示すのも有効です。
読み手は、これから何の話が始まるのかを最初に把握できます。
ポイント
結論 → 理由 → 具体例 の順に並べると、短いメールでも筋が通って読みやすくなります。
一文を短く区切る
次に効くのが、一文を短く区切ることです。
一文が長くなるほど、主語と述語の距離が開いて意味がぼやけます。
目安として、一文はおおむね40字から60字を超えないあたりが読みやすいとされています。
「、」
でつなぎ続けたくなったら、そこは
「。」
で切る合図かもしれません。
声に出して読んで息が続かない箇所は、たいてい区切りどきです。
接続詞で道しるべをつくる
三つめは、接続詞を道しるべとして使うことです。
「ただし」
「そのため」
「一方で」
といった言葉は、話の向きを示す標識の役割を果たします。
読み手は次に何が来るかを予測しながら読み進められます。
とはいえ、接続詞を入れすぎると逆にくどくなります。
話の転換点にだけ置く、というくらいがちょうどよい分量です。
ポイント
迷ったら、書いた文章を翌朝に読み返す。
一晩おくと、削れる接続詞が自然と見えてきます。
書く力を育てる学び直しの習慣
文章力は、一度の研修で身につくものではありません。
むしろ、日々の小さな積み重ねで少しずつ育っていく力です。
ここでは、忙しい社会人でも続けやすい学び直しの習慣を考えてみます。
毎日の短い書く時間
おすすめしたいのは、1日10分だけ書く時間を決めることです。
その日にあった出来事を3行でまとめる、といった軽いもので構いません。
大切なのは長さではなく、続けられる小ささです。
庭に種をまくように、毎日少しずつ水をやる感覚で取り組んでみてください。
1か月も続けると、言葉を選ぶ速さが変わってくるという声もよく聞きます。
読み返して削る練習
書く力と同じくらい大切なのが、削る力です。
一度書いた文章を見直し、なくても通じる言葉を探して消していきます。
「とても」
「非常に」
といった強調語は、案外なくても意味が通ります。
正直に言うと、私自身もつい修飾語を盛ってしまうことがあります。
だからこそ、削る作業は書く作業とセットだと考えています。
編み物の最後にほつれを整えるように、仕上げのひと手間が文章を引き締めます。
ポイント
完成した文章から、思い切って1割の言葉を削ってみる。
それでも意味が通れば、より伝わる文章になっています。
今日から始められること
ビジネス文章力は、特別な才能ではなく、整えていける技術です。
結論を先に置き、一文を短くし、書いたものを削る。
この3つを意識するだけでも、文章の伝わり方は確かに変わっていきます。
- 用件は最初の一文に置く
- 一文を短く区切り、声に出して確かめる
- 1日10分、書いて削る習慣を続ける
まずは次に書く一通のメールで、結論を最初に置くことから試してみてください。